Allgemeine Geschäftsbedingungen für Personalvermittlungs- und Beratungsleistungen der Hired by Haid, Inhaberin Stefanie Haid
Geltungsbereich
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Personalvermittlungs-, Recruiting-, Active-Sourcing-, Executive-Search- und Beratungsleistungen der Hired by Haid, Inhaberin Stefanie Haid, nachfolgend „Hired by Haid“ genannt, gegenüber Auftraggebern.
1.2 Auftraggeber im Sinne dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind insbesondere Steuerberatungskanzleien, Rechtsanwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sonstige Beratungsgesellschaften sowie Unternehmen, die Hired by Haid mit Personalvermittlungs- oder Beratungsleistungen beauftragen.
1.3 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.
1.4 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn Hired by Haid ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Dies gilt auch dann, wenn Hired by Haid in Kenntnis abweichender Bedingungen des Auftraggebers Leistungen vorbehaltlos erbringt.
1.5 Die konkreten Leistungsinhalte, Honorare, Positionen, Suchprofile, Exklusivität, Retainer-Regelungen und sonstigen mandatsbezogenen Besonderheiten ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, der Auftragsbestätigung oder einer gesonderten Mandatsvereinbarung. Diese gehen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor, soweit sie ausdrücklich abweichende Regelungen enthalten.
Vertragsgegenstand und Leistungsumfang
2.1 Hired by Haid erbringt Personalvermittlungs- und Beratungsleistungen. Hierzu können insbesondere gehören:
a) Personalvermittlung und Recruiting,
b) Direktansprache und Active Sourcing,
c) Kandidatenrecherche,
d) Vorqualifizierung geeigneter Kandidaten,
e) Vorstellung geeigneter Kandidatenprofile,
f) Begleitung des Auswahl- und Kommunikationsprozesses,
g) optionale Persönlichkeitsanalyse, insbesondere GPOP, sofern vereinbart,
h) HR-Beratung, insbesondere Arbeitgeberpositionierung, Candidate Journey, Interviewleitfäden und Onboarding,
i) Retainer- und Suchmandate,
j) Pauschalpakete und sonstige Beratungsbausteine.
2.2 Hired by Haid schuldet die sorgfältige und fachgerechte Erbringung der vereinbarten Dienstleistung. Ein bestimmter Vermittlungs-, Einstellungs-, Besetzungs- oder wirtschaftlicher Erfolg wird nicht geschuldet, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.
2.3 Hired by Haid ist berechtigt, die konkrete Art und Weise der Leistungserbringung nach pflichtgemäßem Ermessen zu bestimmen, soweit im Angebot oder in der Mandatsvereinbarung keine abweichenden Vorgaben vereinbart wurden.
2.4 Hired by Haid erbringt keine Arbeitnehmerüberlassung. Hired by Haid stellt keine Arbeitnehmer ein, um diese dem Auftraggeber zur Arbeitsleistung zu überlassen. Gegenstand der Tätigkeit ist die Unterstützung bei der Suche, Ansprache, Auswahl und Vermittlung von Kandidaten zur Begründung eines Vertragsverhältnisses zwischen Auftraggeber und Kandidat. Die private Arbeitsvermittlung ist nach IHK-Darstellung grundsätzlich nicht erlaubnispflichtig; erforderlich ist die Gewerbeanmeldung. Arbeitnehmerüberlassung ist hiervon abzugrenzen.
Zustandekommen des Vertrags
3.1 Ein Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots von Hired by Haid, durch Unterzeichnung einer Mandatsvereinbarung, durch schriftliche oder elektronische Auftragsbestätigung oder durch sonstige eindeutige Beauftragung durch den Auftraggeber zustande.
3.2 Angebote von Hired by Haid sind, sofern im Angebot nichts anderes angegeben ist, 14 Kalendertage gültig.
3.3 Die Einbeziehung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgt durch Beifügung, Übersendung, Verlinkung oder anderweitige Bereitstellung vor oder bei Vertragsschluss. Der Auftraggeber bestätigt mit Annahme des Angebots, dass er die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Kenntnis genommen hat und deren Geltung akzeptiert.
Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
4.1 Der Auftraggeber stellt Hired by Haid alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung. Hierzu gehören insbesondere Angaben zur zu besetzenden Position, zum Anforderungsprofil, zur Vergütung, zum Arbeitsort, zu Arbeitszeitmodellen, zur Kanzlei- oder Unternehmenskultur, zu Auswahlprozessen und zu sonstigen wesentlichen Rahmenbedingungen.
4.2 Der Auftraggeber informiert Hired by Haid unverzüglich über Änderungen des Anforderungsprofils, der Position, der Vergütung, der Arbeitsbedingungen oder sonstiger mandatsrelevanter Umstände.
4.3 Der Auftraggeber verpflichtet sich, zu vorgestellten Kandidaten zeitnah Feedback zu geben. Soweit nichts anderes vereinbart ist, soll Feedback spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen nach Vorstellung oder nach einem Gespräch mit dem Kandidaten erfolgen.
4.4 Der Auftraggeber informiert Hired by Haid unverzüglich, wenn mit einem von Hired by Haid vorgestellten Kandidaten ein Arbeitsvertrag, Dienstvertrag, freier Mitarbeitervertrag, Partnervertrag oder sonstiges Beschäftigungs- bzw. Vertragsverhältnis geschlossen wird.
4.5 Der Auftraggeber darf Kandidatenprofile, Lebensläufe, Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, Einschätzungen oder sonstige von Hired by Haid übermittelte Informationen nicht ohne vorherige Zustimmung von Hired by Haid und des jeweiligen Kandidaten an Dritte weitergeben. Dies gilt auch für verbundene Unternehmen, Partnerkanzleien, Kooperationspartner oder sonstige externe Stellen, soweit keine ausdrückliche Zustimmung vorliegt.
4.6 Verletzt der Auftraggeber seine Mitwirkungspflichten und kann Hired by Haid deshalb Leistungen nicht, nicht rechtzeitig oder nur mit zusätzlichem Aufwand erbringen, verlängern sich vereinbarte Fristen angemessen. Weitergehende Ansprüche bleiben vorbehalten.
Kandidatenvorstellung und Kandidatenschutz
5.1 Als Kandidatenvorstellung gilt jede Übermittlung oder Zugänglichmachung von Informationen durch Hired by Haid, die es dem Auftraggeber ermöglicht, einen Kandidaten zu identifizieren. Dies kann insbesondere durch Übersendung eines Lebenslaufs, eines anonymisierten oder nicht anonymisierten Profils, eines Kandidatenberichts, einer Namensnennung, einer Kontaktherstellung oder die Organisation eines Gesprächs erfolgen.
5.2 Der Kandidatenschutz gilt für 12 Monate ab Kandidatenvorstellung.
5.3 Schließt der Auftraggeber innerhalb von 12 Monaten ab Vorstellung mit einem von Hired by Haid vorgestellten Kandidaten ein Arbeitsverhältnis, Dienstverhältnis, freies Mitarbeiterverhältnis, Partnerverhältnis oder sonstiges entgeltliches Vertragsverhältnis, entsteht der Honoraranspruch von Hired by Haid nach Maßgabe des jeweiligen Angebots bzw. dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
5.4 Der Honoraranspruch entsteht auch dann, wenn die Einstellung oder Beauftragung nicht für die ursprünglich vorgesehene Position, sondern für eine andere Position erfolgt.
5.5 Der Honoraranspruch entsteht ebenfalls, wenn ein vorgestellter Kandidat durch ein mit dem Auftraggeber verbundenes Unternehmen, eine Partnerkanzlei, eine Berufsausübungsgesellschaft, eine Schwestergesellschaft, eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder eine sonstige dem Auftraggeber wirtschaftlich oder organisatorisch nahestehende Einheit eingestellt oder beauftragt wird, sofern die Einstellung oder Beauftragung auf der Vorstellung durch Hired by Haid beruht.
5.6 Der Auftraggeber trägt die Darlegungs- und Mitwirkungspflicht dafür, wenn er sich darauf beruft, dass ihm ein Kandidat bereits vor der Vorstellung durch Hired by Haid konkret bekannt war. Eine bloße Speicherung in einer Datenbank oder ein allgemeiner Kontakt ohne konkreten Bezug zur zu besetzenden Position genügt hierfür nicht.
Honorar bei Personalvermittlung
6.1 Die Höhe des Vermittlungshonorars ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, der Auftragsbestätigung oder der Mandatsvereinbarung.
6.2 Soweit das Honorar als Prozentsatz vereinbart wird, berechnet es sich auf Basis des vereinbarten Bruttojahreszielgehalts des Kandidaten.
6.3 Zum Bruttojahreszielgehalt gehören insbesondere:
a) festes Jahresbruttogehalt,
b) variable Vergütung, soweit vereinbart oder realistisch erwartbar,
c) Bonuszahlungen,
d) Provisionen,
e) 13. Monatsgehalt und sonstige regelmäßige Sonderzahlungen,
f) geldwerte Vorteile, insbesondere Dienstwagen oder Dienstwagenpauschalen.
6.4 Maßgeblich ist die Vergütung, die zwischen Auftraggeber und Kandidat bei Vertragsschluss vereinbart wird. Wird keine konkrete variable Vergütung beziffert, ist eine realistische Zielvergütung zugrunde zu legen, sofern diese Bestandteil des Vergütungsmodells ist.
6.5 Der Honoraranspruch entsteht mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags, Dienstvertrags, freien Mitarbeitervertrags, Partnervertrags oder sonstigen entgeltlichen Vertrags zwischen Auftraggeber und Kandidat.
6.6 Das Honorar wird mit Rechnungstellung fällig. Das Zahlungsziel beträgt 14 Kalendertage ab Rechnungsdatum, sofern im Angebot nichts Abweichendes vereinbart ist.
6.7 Alle Honorare verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Retainer, Suchpauschalen und Exklusivmandate
7.1 Ein Retainer, eine Suchpauschale oder ein Exklusivmandat gilt nur dann als vereinbart, wenn dies im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder in einer Mandatsvereinbarung ausdrücklich geregelt ist.
7.2 Wird ein Retainer oder eine Suchpauschale vereinbart, ist dieser bzw. diese mit Auftragserteilung fällig, sofern nichts anderes vereinbart ist.
7.3 Ein Retainer oder eine Suchpauschale wird auf ein später entstehendes Erfolgshonorar angerechnet, sofern im Angebot nichts anderes geregelt ist.
7.4 Kommt es trotz ordnungsgemäßer Suchleistung durch Hired by Haid nicht zu einer Besetzung, ist ein vereinbarter Retainer oder eine Suchpauschale nicht zurückzuerstatten. Dies gilt nicht, soweit Hired by Haid die Nichtleistung oder eine wesentliche Pflichtverletzung zu vertreten hat.
7.5 Ein Mandat ist nur dann exklusiv, wenn die Exklusivität ausdrücklich vereinbart wurde. Ohne ausdrückliche Vereinbarung ist der Auftraggeber berechtigt, auch andere Such- oder Vermittlungswege zu nutzen. Bereits entstandene Honoraransprüche und Kandidatenschutzregelungen bleiben hiervon unberührt.
HR-Beratung, Pauschalpakete und sonstige Dienstleistungen
8.1 Für HR-Beratungsleistungen, Pauschalpakete und sonstige nicht erfolgsabhängige Dienstleistungen gelten die im jeweiligen Angebot vereinbarten Honorare.
8.2 Soweit eine Abrechnung nach Zeitaufwand vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung auf Grundlage des vereinbarten Stundensatzes und des tatsächlich angefallenen Zeitaufwands.
8.3 Pauschalpakete umfassen nur die im Angebot ausdrücklich beschriebenen Leistungen. Darüberhinausgehende Leistungen sind gesondert zu vergüten.
8.4 Soweit nichts anderes vereinbart ist, werden Beratungsleistungen nach Auftragserteilung oder nach Leistungserbringung abgerechnet. Das Zahlungsziel beträgt 14 Kalendertage ab Rechnungsdatum.
8.5 Hired by Haid schuldet bei Beratungsleistungen eine fachgerechte Beratungsleistung, jedoch keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg oder eine bestimmte spätere Einstellungsentscheidung.
Nachbesetzungsgarantie
9.1 Scheidet ein von Hired by Haid vermittelter Kandidat innerhalb der vereinbarten Probezeit, spätestens jedoch innerhalb von sechs Monaten ab Arbeitsbeginn, durch Eigenkündigung aus dem Arbeitsverhältnis aus, bietet Hired by Haid dem Auftraggeber einmalig eine kostenfreie Nachbesetzung für dieselbe Position an.
9.2 Bei einer arbeitgeberseitigen Kündigung besteht ein Anspruch auf kostenfreie Nachbesetzung nur dann, wenn die Kündigung auf Umständen beruht, die Hired by Haid im Rahmen der Kandidatenvorstellung zu vertreten hat, insbesondere auf einer von Hired by Haid schuldhaft verursachten wesentlichen Fehlvorstellung über fachliche Qualifikation, berufliche Erfahrung oder sonstige für die konkrete Position maßgebliche Eignungsmerkmale des Kandidaten.
9.3 Eine Nachbesetzung ist ausgeschlossen, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf betriebsbedingten Gründen, Restrukturierungen, Wegfall der Position, Änderung des Anforderungsprofils, Änderung der Arbeitsbedingungen, vertragswidrigem Verhalten des Auftraggebers oder sonstigen Umständen beruht, die nicht dem Verantwortungsbereich von Hired by Haid zuzurechnen sind.
9.4 Voraussetzung für die Nachbesetzungsgarantie ist, dass das vereinbarte Vermittlungshonorar vollständig und fristgerecht bezahlt wurde und der Auftraggeber Hired by Haid die Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Kenntnis, schriftlich mitteilt.
9.5 Die Nachbesetzung erfolgt einmalig und ausschließlich für dieselbe oder eine im Wesentlichen gleichwertige Position.
9.6 Ein Anspruch auf Rückzahlung, Minderung, Gutschrift oder sonstige Erstattung des Vermittlungshonorars besteht nicht.
9.7 Die Nachbesetzungsgarantie begründet keine Verpflichtung von Hired by Haid, innerhalb einer bestimmten Frist einen geeigneten Ersatzkandidaten zu präsentieren oder eine erneute erfolgreiche Besetzung herbeizuführen.
Datenschutz und Vertraulichkeit
10.1 Hired by Haid verarbeitet personenbezogene Daten von Kandidaten nur im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften und nur, soweit dies für die Durchführung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.
10.2 Hired by Haid gibt Kandidatenprofile, Lebensläufe und personenbezogene Informationen nur mit Zustimmung des jeweiligen Kandidaten an den Auftraggeber weiter.
10.3 Der Auftraggeber darf erhaltene Kandidatendaten ausschließlich für das konkrete Stellenbesetzungsverfahren verwenden, für das sie übermittelt wurden.
10.4 Eine Weitergabe von Kandidatendaten an Dritte, verbundene Unternehmen, Partnerkanzleien oder sonstige externe Stellen ist nur mit vorheriger Zustimmung von Hired by Haid und des jeweiligen Kandidaten zulässig.
10.5 Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens hat der Auftraggeber Kandidatendaten zu löschen oder zurückzugeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtmäßigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
10.6 Eine Aufnahme von Kandidaten in einen Bewerberpool des Auftraggebers ist nur mit gesonderter Einwilligung des jeweiligen Kandidaten zulässig.
10.7 Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen, die ihnen im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit bekannt werden, vertraulich zu behandeln und nicht unbefugt an Dritte weiterzugeben. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.
Persönlichkeitsanalysen und Eignungseinschätzungen
11.1 Soweit Hired by Haid Persönlichkeitsanalysen, insbesondere GPOP, einsetzt, erfolgt dies nur nach gesonderter Vereinbarung und auf Grundlage der erforderlichen Einwilligungen.
11.2 Persönlichkeitsanalysen dienen der ergänzenden Einschätzung von Kommunikationsstil, Arbeitsweise, Teamfit und Entwicklungspotenzial. Sie ersetzen keine eigene Auswahlentscheidung des Auftraggebers.
11.3 Der Auftraggeber bleibt für die endgültige Einstellungsentscheidung allein verantwortlich.
11.4 Hired by Haid übernimmt keine Garantie dafür, dass eine Persönlichkeitsanalyse die spätere Arbeitsleistung, das Verhalten, die Dauer der Beschäftigung oder den wirtschaftlichen Erfolg einer Einstellung zuverlässig prognostiziert.
Verantwortung für Auswahlentscheidung
12.1 Hired by Haid unterstützt den Auftraggeber bei Suche, Ansprache, Vorqualifizierung und Vorstellung geeigneter Kandidaten. Die endgültige Prüfung und Einstellungsentscheidung obliegen ausschließlich dem Auftraggeber.
12.2 Der Auftraggeber ist selbst dafür verantwortlich, die Eignung des Kandidaten, Qualifikationen, Zeugnisse, berufsrechtliche Voraussetzungen, Arbeitsgenehmigungen, Referenzen und sonstige einstellungsrelevante Umstände zu prüfen, soweit diese für die konkrete Position erforderlich sind.
12.3 Hired by Haid haftet nicht für die spätere Arbeitsleistung, das Verhalten, die Leistungsbereitschaft, die Verfügbarkeit, die Loyalität oder die Dauer der Beschäftigung eines vermittelten Kandidaten, soweit Hired by Haid keine Pflichtverletzung zu vertreten hat.
Rechnungsstellung, Zahlungsverzug und Aufrechnung
13.1 Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist.
13.2 Gerät der Auftraggeber in Zahlungsverzug, ist Hired by Haid berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen. Die Geltendmachung weiterer Verzugsschäden bleibt vorbehalten.
13.3 Der Auftraggeber ist zur Aufrechnung nur berechtigt, wenn seine Gegenansprüche unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder von Hired by Haid anerkannt sind. Gleiches gilt für die Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts.
Vertragslaufzeit und Kündigung
14.1 Einzelmandate laufen bis zur Besetzung der betreffenden Position, bis zum Abschluss der vereinbarten Leistung oder bis zur Beendigung durch Kündigung.
14.2 Soweit nichts anderes vereinbart ist, kann ein Einzelmandat von jeder Partei mit einer Frist von 14 Kalendertagen in Textform ordentlich gekündigt werden.
14.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
14.4 Bereits entstandene Honoraransprüche bleiben von einer Kündigung unberührt.
14.5 Der Kandidatenschutz nach Ziffer 5 bleibt auch nach Beendigung des Mandats bestehen.
14.6 Leistungen, die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbracht wurden, sind nach den vereinbarten Konditionen zu vergüten, soweit sie nicht bereits durch ein Erfolgshonorar abgegolten sind oder ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.
Haftung
15.1 Hired by Haid haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
15.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Hired by Haid nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.
15.3 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
15.4 Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Übernahme einer ausdrücklichen Garantie oder soweit zwingende gesetzliche Haftungsvorschriften entgegenstehen.
15.5 Hired by Haid haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg einer Einstellung, die spätere Arbeitsleistung, das Verhalten oder die Dauer der Beschäftigung eines Kandidaten, soweit Hired by Haid keine Pflichtverletzung zu vertreten hat.
Unterlagen, Nutzungsrechte und Arbeitsergebnisse
16.1 Von Hired by Haid erstellte Unterlagen, Konzepte, Interviewleitfäden, Beratungsunterlagen, Kandidatenberichte, Präsentationen oder sonstige Arbeitsergebnisse dürfen vom Auftraggeber nur für den vertraglich vereinbarten Zweck genutzt werden.
16.2 Eine Weitergabe, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder Nutzung für andere Zwecke ist nur mit vorheriger Zustimmung von Hired by Haid zulässig, soweit nicht gesetzliche Rechte entgegenstehen.
16.3 Kandidatenprofile und Kandidateneinschätzungen bleiben vertraulich und dürfen nur im Rahmen des konkreten Stellenbesetzungsverfahrens verwendet werden.
Schlussbestimmungen
17.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
17.2 Gerichtsstand ist Düsseldorf, soweit der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist und gesetzlich kein ausschließlicher Gerichtsstand begründet ist.
17.3 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags einschließlich dieser Klausel bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.
17.4 Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.
17.5 Hired by Haid ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für künftige Verträge anzupassen. Für bereits geschlossene Verträge gelten Änderungen nur, wenn sie zwischen den Parteien vereinbart werden.
Stand: 29.07.2026
Hired by Haid
Inhaberin Stefanie Haid
Pfalzstr. 27, 40477 Düsseldorf
Telefon: 01556 00 14 000
E-Mail: Stefanie.Haid@hiredbyhaid.de
https://www.hiredbyhaid.de